Informação utilizada nos processos decisórios de gestores universitários: estudo de caso na PUC-Campinas, SP

Abstract

Sabe-se que o uso efetivo da informação está intimamente ligado à qualidade que se pode fazer para a sua articulação, recuperação e disseminação. Necessária tanto para ajudar a identificar problemas quanto para solucioná-los, a informação torna-se um recurso e como tal deve ser tratada com características especificadas e mensuráveis, como método de coleta, uso, ciclo de vida padrão, com diferentes atributos em cada estágio. Pode também ser transformada em produtos que possibilitam à organização atingir seus objetivos. Sendo assim, a convergência da tecnologia da informação, da comunicação e da ciência da informação afeta a criação, gestão e uso da informação dentro dos processos organizacionais. O objetivo geral deste estudo foi identificar as informações utilizadas pelos gestores universitários nos processos decisórios e para tal, foi realizado um estudo de caso na PUC-Campinas a partir de questionários feitos aos Diretores dos Centros da Universidade, dentre outras técnicas de coleta de dados. Os resultados obtidos poderão auxiliar os gestores universitários na forma de analisar as informações para o processo decisório bem como fornecer alternativas de gerenciamento das mesmas através de ferramentas de TI que podem estar dentro da própria organização. Dentre esses, pode-se destacar que, embora não efetivamente ainda utilizadas por todos os gestores, as ferramentas de inteligência competitiva e análise de cenários podem perfeitamente ser utilizadas pelos gestores universitários desde que os mesmos se conscientizem e se familiarizem com a aplicação das mesmas, especialmente no monitoramento contínuo, de forma que possa ser reduzida a probabilidade de serem surpreendidos por mudanças internas e externas.

It is known that the effective use of information is closely related to the quality employed for its retrieval and dissemination. Information is a organizational resource needed to identify problems as well as to solve them, and it also must be dealt with specific and measurable characteristics such as gathering, use and life circle methods, presenting different attributes in each phase. It can also be transformed into products that make easier for organizations to reach their goals. Thus, the combination of Information Technology with Communication and Information Science has great influence on the production, management and use of information within organizational processes. The main objective of this research was to identify the ways in which the university managers use the information in the decision making process and in order to achieve it a case study was carried at the PUC-Campinas with information collected from Directors of the University Academic Centres and other documental sources. The results obtained could be used to assist the university managers to analyze information when taking decisions as well to offer management alternatives by means of TI tools which can be found inside the organization itself. Among these results, it may be pointed out that although not effectively use by most of the subjects, the IC tools and scenarios analysis can be normally used by university managers if they get themselves familiar with these techniques specially on continuous monitoring in a way that can be reduced the possibility of being surprised by internal and external changes.